Rollen · Aufgaben · Zusammenarbeit

Datenschutz und Informationssicherheit sind Teamarbeit. Organisieren Sie sie auch so.

Wer im Compliance-Team was verantwortet, wie Aufgaben und Fristen gesteuert werden und wie die Zusammenarbeit, auch in Microsoft Teams, datenschutzkonform gelingt. Mit Fundstellen aus DSGVO, BSI-Gesetz und ISO/IEC 27001. Von Dr. Stefan Spörrer, LL.M.

Rollen klären Fristen im Blick
72 StundenFrist zur Meldung einer Datenpanne an die Aufsichtsbehörde nach Art. 33 DSGVO
24 StundenFrist für die frühe Erstmeldung eines erheblichen Sicherheitsvorfalls nach § 32 BSIG
1 MonatRegelfrist zur Beantwortung von Betroffenenanfragen nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO

Quellen: DSGVO (EUR-Lex), § 32 BSIG

Warum scheitert Compliance so oft an der Zusammenarbeit?

Datenschutz und Informationssicherheit berühren fast jeden Bereich: Geschäftsleitung, IT, Personal, Einkauf, Fachabteilungen, Datenschutzbeauftragte und Informationssicherheitsbeauftragte. Ein Compliance-Team funktioniert, wenn Rollen klar sind, Aufgaben mit Fristen und Verantwortlichen an einer Stelle gesteuert werden und jede Erledigung nachweisbar ist. Fehlt eines davon, gehen Fristen unter und Nachweise fehlen im entscheidenden Moment.

Rollen und Verantwortung

Geschäftsleitung, DSB, ISB, IT und Fachbereiche: Wer macht was? Mit RACI-Matrix.

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Gesetzliche Fristen, wiederkehrende Aufgaben und wie man sie zuverlässig steuert.

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Microsoft Teams datenschutzkonform

Verträge, Aufzeichnungen, Gäste, Ablage, Betriebsrat: worauf bei Teams zu achten ist.

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Schulungspflichten aus DSGVO, BSI-Gesetz und ISO/IEC 27001 und wie man sie nachweist.

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Regelmäßige Besprechungen von Datenschutz und IT-Sicherheit: Agenda, Entscheidungen, Protokoll.

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Drei Grundregeln für das Compliance-Team

  1. Eine Aufgabe, eine verantwortliche Person, ein Termin. „Das Team kümmert sich“ ist keine Zuständigkeit.
  2. Eine gemeinsame Quelle. Aufgaben, Entscheidungen und Nachweise liegen an einem Ort, nicht verteilt über Postfächer, Chats und Tabellen.
  3. Die Leitung sieht den Stand. DSGVO und BSI-Gesetz legen die Verantwortung bei der Leitung (Art. 24 DSGVO, § 38 BSIG); sie braucht deshalb einen regelmäßigen, ehrlichen Überblick.

Das Compliance-Team in einem gemeinsamen System

Das MGMSYS Cockpit bündelt Benutzer- und Rollenverwaltung, Einladungen und Aufgabenmanagement; Fachmodule für Datenschutz, ISO 27001, NIS-2, Richtlinien mit Lesebestätigung und den IT-Sicherheits-Jour-fixe hängen daran. So sieht jedes Teammitglied, was ansteht, und jede Erledigung bleibt nachweisbar.

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Quellen

  1. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex
  2. § 32 BSIG Meldepflichten
  3. § 38 BSIG Pflichten der Geschäftsleitung
  4. ISO/IEC 27001:2022 Information security management systems – Requirements (ISO)